Группа компаний «МКС» в «галактическом» пространстве

ГК «МКС» за 12 лет своей работы по праву завоевала статус инновационной компании 21 века – компании с высочайшим уровнем организации труда, внедряющей самые передовые управленческие и информационные технологии для успешного развития бизнеса и эффективного функционирования предприятия, обеспечения продуктивной и комфортной работы всех сотрудников. О корпоративной информационной системе «Галактика», внедренной в Группе компаний «МКС» в 2012 году, мы попросили рассказать начальника департамента аналитико-информационных систем Группы компаний «МКС», кандидата технических наук Николая Алексеевича Замятина. Ему слово.

Группа компаний «МКС» в «галактическом пространстве» движется уже не первый год, и, кажется, вполне успешно. Началось это движение восемь лет назад, когда руководство приняло решение автоматизировать документооборот на базе корпоративной информационной системы "Галактика" (таково её полное ФИО), а интенсивное развитие строительно-производственного блока началось с 2012 года. Помимо очевидных и несложных задач по отчётности и логистике - внешней и внутренней, необходимо было настроить максимальную детализацию учёта ресурсов компании - материалов и рабочего времени, учитывающую особенности строительных и производственных процессов.

Вообще, цель внедрения КИС - повышение эффективности бизнеса путём повышения качества процессов. Классика жанра состоит в том, что выбирая ту или иную систему для автоматизации своей компании, руководитель несёт определённые риски. Это риск вложить средства в покупку лицензий и зарплату специалистов и не получить ожидаемой отдачи в виде повышения качества процессов. Интернет полон историй о несостоявшихся внедрениях, а об успехах можно почитать разве что на официальных страницах разработчиков. Причины неудач разные, и часто они состоят в несоблюдение технологии внедрения КИС. Со своей стороны, компания должна иметь определённую меру зрелости, в частности, должны быть устоявшиеся и формализованные процессы:  нельзя автоматизировать хаотичный документооборот.

Итак, выбирая в 2009 году тяжёлую "Галактику", компания рискнула. Сложились ли звёзды и оправдался ли риск? Смотрим далее. В нашей компании к решению задач автоматизации применялся, по возможности, проектный подход, состоящий в выборе обоснованного концептуального направления, этапности, и, главное, комплексности. Любая задача в системе может быть решена несколькими способами, и при выборе пути решения важно увидеть взаимодействие нового объекта с существующими, его интегрированность не только в свой процесс, но и в смежные процессы. Например, документ - основание по снабжению участвует помимо процесса снабжения в формировании договоров, платёжного календаря, бюджетировании, в производственных заказах и сквозном целевом учёте ресурсов. Выбор неоптимального пути решения виден позже и приводит к откату труда по настройке. Вывод: автоматизация делается быстро не тогда, когда она делается быстро (простите за каламбур), а когда настройки не переделываются.

Система "Галактика" - возрастной игрок на рынке СНГ - начала свой отсчёт с конца 1980-х. На сегодняшний день, по замыслу разработчиков, система формирует единое информационное пространство предприятия. Она огромна: более 5 тысяч таблиц, множество так называемых интерфейсов, которые видны пользователю в виде окон с элементами управления, множество системных процедур и отчётов.

Наш экземпляр системы работает на промышленной платформе MS SQL Server со своими объектами. Весь этот водопад механизмов предназначен для отражения в виртуальном "галактическом пространстве" любого движения ресурсов - планового или фактического, которое возможно в современной компании. Это система коллективной работы пользователей всех подразделений и коллективной поддержки. Задачи поддержки системы многоплановы: настройка документооборота стандартными средствами, программирование доработок интерфейсов, когда стандартных средств не хватает, администрирование пользователей, поиск их ошибок, обучение новых пользователей и техническое писательство. В штате крупной компании эти функции распределены по нескольким специалистам. Наша компания некрупная по галактическим меркам, и каждый из нас, сотрудников, порой совмещает несколько функциональных обязанностей. Это через некоторое  время заставляет посмотреть на себя с иного ракурса: если бы мне перед приходом в компанию сказали, что я буду поддерживать "Галактику" в режиме одиночного пилотирования, при минимальной внешней поддержке, - я б сильно усомнился.

Совмещение функций характерно практически для всех наших пользователей, и предпринятая в одно время попытка внедрить планирование и целевой учёт ресурсов по стандарту "Галактики" захлебнулась из-за значительного объёма вводимых документов, приходящихся на одного пользователя. Например, при смене целевого назначения, когда ресурс закупается на один объект, а используется на другом, пришлось бы делать акт изменения целевого назначения или накладную на внутреннее перемещение. Можно назвать такой режим "жёстким". Мы пошли другим путём:  целевой учёт обеспечивается связями документа с заказом, при этом можно купить ресурс на один заказ и отпустить на другой без нарушения внутреннего контроля со стороны системы - это "мягкий" режим. Движение ресурсов по заказам и остатки отображаются в обобщающих отчётах,  таким образом, у нас получился уникальный метод целевого учёта, основанный на связях, и требующий меньшего труда по вводу документов. Но эта медаль имеет и обратную сторону: для правильной работы отчётов нужно контролировать корректность связей.

При выполнении заданий руководства прежде всего просматривается возможность найти решение стандартными механизмами-настройками. Иногда это удаётся, но чаще всего требуется в той или иной мере доработать интерфейсы. Несмотря на увесистое описание стандартной функциональности «Галактики», которую компания получила с покупкой лицензий, быстро выявилась необходимость доработок и модификации интерфейсов. «Галактика», как и любая КИС, закрыта для прямого программирования интерфейсов, нет и учебников по программированию в среде Атлантис. Поэтому опыт и приёмы программирования нарабатываются по ходу решения задач, и неоценимую помощь здесь оказывает специализированный форум специалистов по «Галактике». Если правильно сформулировать проблему, то ответ, как правило, приходит быстро, и от нескольких квалифицированных специалистов. В итоге на сегодняшний день требуемую функциональность обеспечивают примерно сотня уникальных доработок, в числе которых ресурсные файлы с доработками интерфейсов, отчётные формы, внешние процедуры и отчёты. Документы платёжного календаря формируются в полностью автоматическом режиме.

Отдельно настроен механизм детализированного учёта трудозатрат сотрудников по нескольким отдельным процессам. Отдельными заказами на работы учитывается  труд в строительстве и производстве, сервисные работы и проектирование. Для сотрудников с повременной оплатой труда автоматизировано формируется табель учёта рабочего времени с помощью системы СКУД.

Итак, что мы имеем в результате многолетней дружбы с «Галактикой»? Дерзну объявить, что внедрение состоялось. «Галактика» - выбор руководства, внедрение выполнено по идеям и заданиям руководителей. Сегодня это десяток автоматизированных процессов, которые точно отражают движение и историю по любому материалу, работе (заказу) и по сотруднику. Это контроль процессов снабжения и использования материалов, управление ими со стороны руководства на каждом этапе. Это обобщающая отчётность по бюджету компании и себестоимости объектов строительства.

По некоторым процессам можно оценить экономический эффект внедрения. Например, учёт возврата материалов со строительных площадок, ставший возможным благодаря целевому учёту, сэкономил компании несколько миллионов рублей.

Конечно, ключевую роль в процессах имеют сотрудники - пользователи системы - грамотные и внимательные, те кто работает сейчас, и те, кто участвовал во внедрении раньше. Наш проект уникален, как впрочем, уникально любое успешное внедрение (или попытка внедрения) КИС.

Не всё гладко в нашей информационной системе: много вопросов по недоработкам и ошибкам того же целевого учёта, много ещё полезного следует сделать для уменьшения трудоёмкости ввода документов и контроля связей. «Галактика» иногда капризна:  может накапливать мусор и искажать работу интерфейсов.

За годы работы система пережила ряд обновлений, переезд на другой сервер, и при этом ни разу не "упала", не было случаев утраты информации. Политика сохранения резервных копий позволяет вернуться в какой-либо момент в прошлом и найти нужный документ. Это характеризует как надёжность самой системы, так и квалификацию нашего замечательного специалиста – начальника департамента автоматизации Дениса Вальковского.

Николай Замятин,

начальника департамента аналитико-информационных систем,

 кандидата технических наук